E-mail клієнту – 7 поширених помилок
Електронна пошта – один з найкращих способів спілкування з клієнтами. Вона дозволяє миттєво реагувати, передавати всю необхідну інформацію, просувати пропозицію, а також прикріплювати різні типи файлів. На жаль, користуватися нею зовсім не так просто, як може здатися. Написання електронних листів клієнтам – це мистецтво, яке потрібно опанувати – перш за все, уникаючи всіляких помилок. А ми їх робимо дуже багато!
7 найпоширеніших помилок в електронному листі до клієнта
Нижче ми розглянемо найпоширеніші помилки в листах до клієнтів і порадимо, як їх уникнути. Це гарантує, що одержувач сприйматиме вас як професіонала, якому можна довіряти.
Не дуже професійна адреса електронної пошти
У популярному твердженні “перше враження – найважливіше” є багато правди – це стосується і спілкування електронною поштою. Ваша електронна адреса – це часто те, що клієнт бачить першим, тому вона має бути професійною та асоціюватися з компанією, яку ви представляєте. Найкраще обирати адресу, яка включає ваше ім’я та назву компанії (наприклад, [email protected]).
На жаль, все ще не бракує людей, які використовують безкоштовні акаунти для написання листів клієнтам. Якщо ви перебуваєте на початку свого бізнес-шляху і шукаєте можливості заощадити, використовуйте лише найпопулярніші хостинги, такі як Gmail. Інші можуть бути сумнівними.
З іншого боку, повністю відмовтеся від листування з приватного акаунта, особливо якщо ви створили його ще в шкільні роки і його назва має мало спільного з професіоналізмом. Клієнт може погано відреагувати на повідомлення з непрофесійної адреси.
Неправильний заголовок листа клієнту
Окрім адреси вашої поштової скриньки, клієнт в першу чергу бачить заголовок повідомлення. Він має величезне значення – перш за все, він не повинен бути занадто довгим і заплутаним. Найкраще використовувати максимум кілька слів, які дозволять одержувачу зрозуміти, про що йдеться в повідомленні.
Також не забувайте делікатно використовувати заклики до дії, такі як “перевірте”, які можуть принести більше шкоди, ніж користі в заголовку листа клієнту. І, звісно, не забувайте про заголовок, адже його відсутність може відштовхнути клієнта від читання листа.
Недоречне привітання
Незалежно від того, яку компанію ви представляєте і на які стосунки покладаєтесь зі своїми клієнтами, ви повинні обов’язково вітатися з ними належним чином.
З чого ж тоді починати електронний лист до клієнта? Надійним є класичне привітання “Доброго ранку”, яке добре працює як у більш, так і в менш формальних електронних розмовах.
Погано відформатований або неправильно написаний контент
Електронний лист клієнту має бути фактологічним і написаним без помилок. Теоретично, це має знати кожен, але практика показує, що не всі дбають про це. Тому уважно читайте своє повідомлення перед тим, як надсилати, це допоможе вам уникнути друкарських, орфографічних чи пунктуаційних помилок. Навіть невеликий недогляд може в одну мить зруйнувати ваш імідж професіонала.
Не забувайте також ділити довгі повідомлення на абзаци. Також вітаються маркери або виділення жирним шрифтом, оскільки вони роблять лист клієнту набагато легшим для читання і сприйняття.
Занадто довге повідомлення
Коли ви пишете електронного листа клієнту, ви повинні поважати його час. На жаль, багато людей хочуть включити якомога більше інформації в одне повідомлення, роблячи його надто довгим. Це, в свою чергу, може відбити у клієнта бажання читати його повністю.
Тому краще, щоб ваше повідомлення було коротким, лаконічним і по суті. Якщо у вас є більше інформації, ви можете прикріпити до повідомлення додатковий файл – наприклад, каталог продукції або рекламний флаєр вашої компанії. Це дасть одержувачу можливість вибору і гарантує, що він прочитає повідомлення повністю.
Без підпису та додатків
Нехай першим кине камінь той, хто ніколи не забуває про вкладення… Поспіх, перевтома або просто відволікання можуть призвести до того, що обіцяний файл не дійде до одержувача. Тому завжди звертайте на це увагу і, якщо вкладення відсутнє, негайно відправляйте клієнту ще один лист, в якому воно буде знайдене. Звичайно, не забудьте вибачитися за свій недогляд.
Також не забудьте закінчити своє повідомлення професійно – привітайте клієнта (зазвичай достатньо традиційного “З повагою” чи “З найкращими побажаннями”) і підпишіться своїм ім’ям. Також не зайвим буде вказати номер телефону, назву та адресу вашої компанії.
Затримка з відповідями на електронні листи клієнтів
І, нарешті, дуже серйозна помилка, якої припускаються дуже багато людей. Якщо ви хочете викликати довіру у свого клієнта і зарекомендувати себе як професіонал, не змушуйте його чекати на відповідь.
Намагайтеся відповісти негайно – особливо, якщо ви маєте справу з терміновим питанням. І не забудьте вибачитися за будь-які затримки.
Підсумок
- Електронна пошта – один з найкращих інструментів комунікації.
- Однак для того, щоб листуватися з клієнтами максимально ефективно, важливо засвоїти найважливіші правила створення електронних листів.
- Серед найпоширеніших помилок, яких припускаються при написанні ділових листів – непрофесійна електронна адреса, невідповідний заголовок, недоречне привітання, помилки у змісті, надто довге повідомлення, відсутність підпису або вкладень та зволікання з відповіддю.
Послуги копірайтингу, редагування та перекладу
Зв’яжіться з нами та опишіть, який контент Вас цікавить. Ми підготуємо пропозицію з індивідуальними цінами та дедлайнами. Детальну інформацію про наші послуги можна знайти на сайті.
Стань спеціалістом у сфері копірайтингу
Ми підготували унікальні курси, які викладають наші фахівці, що не лише дадуть необхідні знання, а й поділяться корисними порадами: курс копірайтингу, курс транскрипції, курс коректора.
Залишити відповідь