Планування роботи – як зробити це ефективно?
Здатність добре планувати та організовувати роботу стали компетенціями, які особливо цінуються зараз – у час стрімкого зростання популярності віддаленої роботи. Бути “господарем свого часу” набуло абсолютно нового значення в контексті масового, несподіваного відходу від стаціонарної роботи. Окрім багатьох можливостей, нова ситуація створила і багато викликів. Одним із них – поруч із необхідністю розвивати сильну внутрішню мотивацію – стало саме вміння розробляти ефективний робочий план.
Na czym polega planowanie pracy?
Планування роботи – це процес, який дозволяє нам організувати, визначити час і пріоритети завдань, що стоять перед нами.
Беручи до уваги часовий вимір, можна виділити два основні типи планування:
- короткострокове планування – характеризується більшою точністю, деталізацією. Організовуючи свій час у короткостроковій перспективі, ми маємо більш повну інформацію про діяльність, яку нам необхідно здійснити, а також про можливі несприятливі обставини. Короткострокове планування зазвичай стосується планів максимум на один тиждень,
- довгострокове планування – передбачає більш загальні плани на часто віддалені дати. Через віддаленість часового горизонту багато подій ми не можемо передбачити на момент складання плану. Враховуючи цю особливість довгострокової організації, ми повинні пам’ятати, що потрібно залишати місце для похибки і регулярно переглядати розроблений графік.
У найпростіших термінах, планування роботи передбачає складання списку завдань, які ми маємо намір виконати протягом певного періоду часу, наприклад, дня.
Як ефективно планувати свою роботу?
Щоб планування було ефективним, ми повинні адаптувати кількість і тип заходів, включених до списку, до наших можливостей.
Занадто велика кількість завдань може знеохотити і, як наслідок, негативно вплинути на робочу мотивацію. Не менш важливою, ніж кількість запланованих заходів, є їхня якість. Список повинен бути організований відповідно до рівня важливості кожного виду діяльності. Бажано спочатку зосередитися на пріоритетних пунктах, а найменш важливі поставити в кінець списку.
Планування роботи – переваги
Правильно спланована робота – пристосована до індивідуальних потреб і з урахуванням наших можливостей – приносить цілу низку переваг.
Розробка плану, тобто організація діяльності, яку ми повинні виконати, безпосередньо впливає на відчуття внутрішнього благополуччя. Крім того, включивши в план всі завдання, що стоять перед нами, разом з орієнтовним часом на кожне з них, ми значно підвищуємо наші шанси на їх виконання.
Усунувши фактор хаосу з нашої діяльності, в довгостроковій перспективі рівень стресу знизиться, а продуктивність зросте.
Планування роботи – з чого почати?
Перш ніж розпочинати розробку робочого плану, корисно відповісти на кілька запитань, щоб отримати більше інформації з ключових питань:
- Мета – якого результату я хочу досягти своїми діями?
- Засоби – які саме дії дозволять мені досягти поставленої мети?
- Пріоритет – яка із запланованих дій є ключовою для досягнення результату?
- Час – скільки часу мені потрібно для виконання запланованих дій?
- Ризик невдачі – скільки часу слід відкласти на випадок непередбачуваних обставин?
Відповіді на наведені вище питання дозволять вам підготувати початковий проект вашого плану, враховуючи два пріоритетні стовпи хорошої організації: роботу і час.
Принципи планування роботи
Планування та організаторські здібності – це, безперечно, ті навички, які варто мати. Однак не варто забувати, що, незважаючи на наші великі амбіції та великі наміри, ми всього лише люди, і багато подій неможливо передбачити. Ось чому при плануванні може бути корисно знати кілька правил:
- Правило 60:40 – це правило говорить про співвідношення часу, який ми повинні планувати, і часу, який ми повинні залишити на незаплановані справи. До незапланованих справ відносяться несподівані потреби та події, які неможливо передбачити під час планування. Це правило особливо варто пам’ятати тим, хто надмірно планує свій час, не залишаючи в плані місця для поступок у вигляді мінливих обставин.
- Пристосування розкладу дня до працездатності – варто пам’ятати, що працездатність організму, хоча і може дещо відрізнятися в залежності від індивідуальної схильності, коливається відносно рівномірно для всіх протягом дня. Ці коливання розпізнаються, а потім графічно представляються у вигляді кривої психофізичної працездатності протягом дня. Відповідно до цього, час найвищої продуктивності припадає на ранок, коли вона досягає піку, а час найнижчої продуктивності – близько 3-4 години ночі.
- Принцип Парето – цей принцип, також відомий як правило 80:20, особливо корисний, коли ми схильні включати в свій графік занадто багато видів діяльності. Згідно з цим принципом, 20% виконаних дій відповідають за 80% успіху. Тому це правило особливо корисне при визначенні пріоритетів, що, в свою чергу, дозволяє структурувати весь план.
Організація робочого дня
Вмілий тайм-менеджмент має фундаментальне значення для ефективності нашої роботи. Відсутність плану дій можна порівняти зі спробою рухатися наосліп. Це не є неможливим, але відсутність чіткого напрямку, в якому ми рухаємося, швидше за все, призведе до збільшення часу, необхідного для досягнення наших цілей.
Організовуючи свій робочий день, ми повинні в першу чергу враховувати свої індивідуальні схильності. Ніхто краще за нас самих не знає, коли ми найбільш здатні вирішувати “важкі” завдання, а який час слід відвести для менш складних видів діяльності.
Робочий план, складений на основі індивідуальної продуктивності з використанням основних принципів організації, зробить нашу роботу більш ефективною. Реалістичні припущення щодо часу, необхідного для виконання плану, зменшують ризик “закинути” його через розчарування, викликане регулярним недотриманням встановлених термінів.
Планування роботи – практичні поради
Вище ми вже визначили два з багатьох принципів, які, якщо їх дотримуватися, підвищать ефективність робочого плану.
Адаптація вимог завдань до індивідуальної продуктивності та прийняття реалістичних часових рамок – це основні вказівки, які ми можемо вільно доповнювати під час складання плану.
Наступна порада стосується не безпосередньо складання плану, а супутніх заходів. Якщо, незважаючи на застосування двох принципів, описаних вище, регулярно виникають проблеми з дотриманням термінів, варто розглянути причину. Усунення виявлених відволікаючих чинників швидко і ефективно підвищить результативність діяльності.
Ще одна корисна порада стосується перерв. Якщо вони заплановані заздалегідь, момент заслуженого відпочинку не змусить нас відчувати провину за те, що ми втекли від своїх обов’язків. Крім того, перспектива хвилини розслаблення після завершення запланованої порції роботи як солідний мотиватор забезпечить більш ефективне виконання завдання.
Підсумок
- Планування роботи – це процес, який дозволяє організувати завдання, визначити час і пріоритетність їх виконання.
- Виходячи з часового виміру, ми можемо розділити планування на короткострокове і довгострокове.
- Основними перевагами планування роботи є: підвищення ефективності та результативності роботи, посилення почуття контролю, зниження рівня стресу.
- Щоб планування роботи дало найкращі результати, не варто включати в список занадто багато завдань.
- Заплановані заходи слід виконувати в порядку їхньої важливості та в реалістичних часових рамках.
- Знання основних організаційних принципів та усвідомлення індивідуальних схильностей відіграють ключову роль у створенні ефективного робочого плану.
Послуги копірайтингу, редагування та перекладу
Зв’яжіться з нами та опишіть, який контент Вас цікавить. Ми підготуємо пропозицію з індивідуальними цінами та дедлайнами. Детальну інформацію про наші послуги можна знайти на сайті.
Стань спеціалістом у сфері копірайтингу
Ми підготували унікальні курси, які викладають наші фахівці, що не лише дадуть необхідні знання, а й поділяться корисними порадами: курс копірайтингу, курс транскрипції, курс коректора.
Залишити відповідь