Форми ввічливості в електронному листуванні: як їх правильно використовувати?

Форми ввічливості в електронному листуванні: що таке мовний етикет?

Іншими словами, правильні вступні та завершальні формули показують адресату, що ми виховані й уміємо спілкуватися в офіційному форматі.

Часи, коли ділове листування велося звичайними листами, давно минули. Сьогодні переважає спілкування електронною поштою. Більшість із нас у щоденній роботі пише десятки повідомлень колегам, партнерам, клієнтам або керівникам.

На жаль, навіть люди, які мають великий досвід листування, часто припускаються помилок через недостатнє знання правил. А це може негативно вплинути на враження адресата.

Правильна структура офіційного електронного листа

Кожне повідомлення має складатися з трьох елементів:

• вступу (привітання та звертання);
• основної частини (запит, претензія, повідомлення або інша інформація);
• завершення.

У цій статті ми не зосереджуватимемося на основній частині, тобто на змісті повідомлення. Лише нагадаємо: незалежно від того, хто є адресатом, потрібно дотримуватися мовного етикету — звертатися ввічливо, не ображати людину й не вимагати дій або рішення в наказовій формі.

Перш ніж розглядати форми ввічливості на початку та в кінці листа, варто визначити адресата. У цьому допоможуть такі запитання:

• Чи знайомі ми з цією людиною? Не обов’язково особисто: можливо, ви вже листувалися раніше.
• Який статус має адресат? Це професор, керівник, колега, представник установи чи клієнт?
• Чи відомі його або її ім’я та гендер? Якщо ні, краще використати нейтральне звертання.
• Який приблизний вік адресата? Це ровесник, молодша чи старша людина?

Коли ви знаєте відповіді на ці запитання, вам буде легше підібрати доречні вступну та завершальну формули. Важливо, щоб вони відповідали одна одній за рівнем офіційності: початок і кінець листа мають звучати узгоджено.

Вступні форми ввічливості

Кожен лист потрібно правильно починати. Одразу переходити до суті можна лише під час продовження вже розпочатого листування. Якщо ви звертаєтеся до людини вперше, вступну формулу пропускати не варто.

Які форми ввічливості можна використати на початку електронного листа?

• Шановна пані / Шановний пане — якщо ви знаєте гендер адресата, але не знаєте його імені;
• Шановні пані та панове — якщо повідомлення адресоване невизначеному колу людей або надходить на загальну скриньку;
• Шановна пані директорко / Шановний пане директоре — якщо відомі посада та статус адресата; за потреби можна додати ім’я або прізвище;
• Пані Олено / Пане Андрію — якщо ви вже знайомі з адресатом і продовжуєте попереднє листування;
• Шановні колеги / Дорогі колеги — у звертанні до команди; перший варіант більш нейтральний та офіційний;
• Доброго дня — універсальне привітання, доречне в більшості робочих листів.

Чи є помилкою починати лист зі слова «Вітаю»?

У переліку форм ввічливості часто виникає питання щодо слова «Вітаю». Воно не є помилкою саме по собі, але в офіційному листуванні може звучати надто невимушено, особливо якщо адресат незнайомий або має вищий статус. Ще менш доречними в такій ситуації будуть привітання «Привіт» або «Хай».

Для першого офіційного звернення краще обрати «Доброго дня», «Шановна пані» або «Шановний пане». «Вітаю» можна використовувати в напівофіційному листуванні, якщо ви вже знайомі з адресатом і спілкуєтеся у невимушеному тоні.

Як оформлювати вступні формули

Після звертання в українському діловому листуванні зазвичай ставлять кому, а наступний рядок починають із малої літери, якщо це продовження речення. Наприклад: «Шановна пані Олено, дякую за вашу відповідь». В окремому привітанні на кшталт «Доброго дня!» можна використати знак оклику, після якого наступне речення починають із великої літери.

Якщо ви не знаєте імені або гендеру адресата, використовуйте нейтральне звертання: «Доброго дня», «Шановна командо» або «Шановні представники компанії». Не варто вгадувати гендер за ім’ям чи звертатися до людини лише за посадою без потреби. Звання «пані», «пане», «докторе» або «професоре» доречно поєднувати з ім’ям чи прізвищем, якщо ви впевнені в правильності форми.

Завершальні форми ввічливості

Вступ і основну частину повідомлення підготовлено — час правильно завершити лист. Які прощальні формули доречні в офіційному електронному листуванні?

• З повагою;
• Щиро дякую та з повагою;
• Із найкращими побажаннями — доречно в напівофіційному або доброзичливому робочому листуванні.

Чи є помилкою завершувати лист словами «Гарного дня»?

Сумніви можуть викликати не лише вступні, а й завершальні формули. Чи правильно писати «Гарного дня», «Усього найкращого» або «До зв’язку»? Не обов’язково. Такі вислови цілком доречні в напівофіційному, колегіальному або вже налагодженому листуванні. Вони добре поєднуються з початком «Доброго дня» чи «Вітаю».

Однак у першому офіційному зверненні краще надати перевагу нейтральному «З повагою». Вислови на кшталт «Бувайте» або «До зустрічі» для ділового листа зазвичай надто неформальні.

Як оформлювати завершальні формули

Після завершальної формули зазвичай не ставлять кому або крапку. У наступному рядку розміщують підпис — ім’я та прізвище. Це варто робити навіть тоді, коли адресат може побачити ваше ім’я в електронній адресі чи профілі.

Приклад офіційного електронного листа

Нижче наведено приклад офіційного електронного листа, складеного відповідно до порад із цієї статті:

Шановні пані та панове,

дякую, що ознайомилися з цією статтею. Нижче подаю підсумок, у якому зібрано найважливіші, на мою думку, висновки. Бажаю приємного читання та сподіваюся на подальшу співпрацю!

З повагою

Олена Коваль