Принцип Паркінсона – як виграти час і працювати ефективніше?

Управління часом – це складне завдання, яке ставить перед нами життя – як в особистому, так і в професійному плані. Брак знань або неправильний підхід можуть призвести до незначних результатів від тривалої роботи. Якщо ви виявили, що результати вашої діяльності непропорційні кількості часу, який ви на неї витрачаєте, ймовірно, ви піддаєтеся впливу закону Паркінсона. Дізнайтеся, що це таке і що ви можете зробити, щоб отримати більше моментів для себе!
Що таке закон Паркінсона?
Закон Паркінсона стверджує, що: «Виконана робота розширюється, щоб заповнити час, доступний для її виконання».
Це означає, що чим більше часу ви виділяєте на якусь діяльність, тим довше ви будете її виконувати і, відповідно, тим більше часу ви витратите даремно.
Плануючи діяльність, ви автоматично враховуєте весь наявний у вас час. Якщо він занадто довгий, непропорційний завданням, ви, швидше за все, неправильно його розподілите. Наслідком цього є втрата моментів, які можна було б використати з розумом.
Тому, якщо ви не хочете надмірно затягувати виконання завдань, вам потрібно все правильно спланувати і присвятити себе з усією енергією конкретним обов’язкам. Хвилина ефективної роботи коштує більше, ніж година безцільної активності. Щоб дізнатися це, ви можете скористатися порадами Інгвара Кампрада, засновника IKEA:
Розділіть свій день на десятихвилинні інтервали і намагайтеся витрачати якомога менше з них. Ви здивуєтеся, скільки всього можна встигнути зробити за цей час.
Як тримати час під контролем? Закон Паркінсона на практиці
Щоб тримати час під контролем, потрібна дисципліна. Звучить складно, чи не так? Однак, при правильній організації, управлінні та більш ефективній роботі, ви отримаєте більше часу для себе, а це вже звучить краще.
Як це зробити?
- Визначте час, необхідний для реалізації проекту.
Складність полягає в тому, що він повинен відповідати завданню. Якщо він занадто довгий, це викликає лінь і затягує проект, оскільки заохочує до відкладання. Занадто короткий, з іншого боку, може створити велику напругу, що також діє як демотиватор або сприяє помилкам. Спробуйте розбити проект на частини, конкретні дії і визначити часові рамки для кожної з них. Дотримуйтесь дедлайнів! - Знайдіть мотивацію.
Виконання завдання, задоволення та відпочинок – це, безумовно, приємні перспективи, але вони можуть бути недостатнім мотиватором. Якщо це саме той випадок, ви можете спробувати встановити для себе якусь винагороду. Пам’ятайте, що ви можете отримати її лише тоді, коли виконаєте заплановане. - Шукайте рішення!
Хороша підготовка, навіть якщо вам доведеться витратити на неї кілька годин, може значно прискорити виконання завдання. Шукайте інформацію, вдосконалення, полегшення. На професійному рівні поговоріть з кимось, хто вже робив подібний проект. Можливо, вони зможуть дати вам підказку? Не потрібно покладатися лише на себе і вкотре торувати шлях наосліп. Досвід інших може дати цінні знання і дозволити вам бути більш ефективними. - Зосередьтеся на речах, пов’язаних з конкретним завданням.
Хороша підготовка дуже корисна. Однак набуття знань, які мають слабке відношення до проблеми, з якою ви маєте справу – це просто відмовка. Зосередьтеся на найважливіших аспектах і думайте лише про те, що ви повинні зробити. Роблячи багато речей одночасно, ви ще більше віддаляєтесь від успіху у виконанні завдання. - Встановіть для себе час для відпочинку.
Ставтеся до відпочинку як до частини завдання, адже він має бути його невід’ємною частиною. Обіцянка розслабитися в кінці проекту мотивує вас працювати ефективніше. З іншого боку, його відсутність може дуже демотивувати і сприяти млявості. Якщо одразу після завершення одного завдання ви стикаєтеся з роботою над наступним, у вас немає бачення кінця, винагороди, будь-якого “світла в кінці тунелю”. Це може сильно відбити бажання взагалі щось робити. Тому також виділяйте собі час на відпочинок.
Втрата часу відповідно до закону Паркінсона
Чи здатні ви ефективно працювати безперервно протягом восьми годин? Швидше за все, ні, і переважна більшість поляків проводять на роботі саме стільки часу (деякі навіть більше). Тим часом, дослідження показують, що середньостатистична людина здатна зосередитися на своїх професійних завданнях менше трьох годин на день. Неважко здогадатися, що решта часу витрачається даремно.
Якщо ви не зовсім розумієте, як працівник може марнувати час, який він проводить на роботі, погляньте на наступні приклади.
- Зосередження на неважливих справах.
Працівник, замість того, щоб займатися конкретною діяльністю, переймається речами, які не мають з нею тісного зв’язку. Часте відволікання і постійна необхідність повертатися до теми, переводити її в робочий режим, забирає багато енергії і явно сприяє зниженню продуктивності. - Прокрастинація, тобто затягування виконання завдання.
Працівник відкладає завдання на потім. Він усвідомлює, що повинен їх виконати, але також знає, що має достатньо часу. Така ситуація робить його або її лінивим, а також створює напругу від постійних роздумів про те, що потрібно зробити. - Перебільшене прагнення до досконалості.
У всьому повинна бути поміркованість. Прагнення до досконалості – це добре, за умови, що працівник закінчив проект і має час на виправлення деталей. Але слід також запитати себе, чи дійсно ці деталі потребують виправлення. Може виявитися, що жодні дії в цій сфері не мають сенсу і не впливають на загальну роботу, будучи лише марною тратою часу.
Закон Паркінсона – короткий урок історії
Сиріл Норткот Паркінсон був істориком, письменником і радником консервативних урядів Великої Британії. У 1958 році він опублікував книгу під назвою “Закон Паркінсона”, в якій, серед іншого, описав розростання бюрократії, що є наслідком поганого управління часом. На думку Паркінсона, помилковою є думка про те, що наймати більше співробітників для того, щоб скоротити час, необхідний для виконання певних завдань, є помилкою.
Насправді, ключем до успіху є правильна організація, належне управління проектами та ефективне використання часу. Концепція Паркінсона полягає в тому, що саме марнування часу є причиною того, що багато обов’язків виконуються занадто довго.
Підсумок
- Закон Паркінсона стосується ефективного управління часом.
- Згідно з ним, основною причиною зниження ефективності є надлишок часу, виділеного на виконання завдань.
- Правильне узгодження дедлайнів з конкретними проектами прискорює їхнє завершення.
- Досягнення конкретних результатів у встановлені терміни сприяє задоволенню працівників і дозволяє їм мати більше часу на себе.
Залишити відповідь