Пріоритети на роботі – що це таке і як їх реалізувати?

Зміст

Бувають дні, коли з самого ранку не знаєш, до чого прикласти руки. Обов’язки навалюються, і все, що потрібно зробити, здається однаково важливим. Тисне тиск і стрес, але ти не можеш відпустити – перед тобою список завдань і зобов’язань, які чекають на виконання. Як ви розставляєте пріоритети в роботі і як доводите справу до кінця, щоб максимально ефективно використовувати свій час?

Що є пріоритетами?

Пріоритети визначаються як найважливіші питання, які вирішуються в першу чергу. Вони є індивідуальними для кожної людини.

Однак, можна припустити, що у випадку професійних питань, всі мають схожі припущення – виконати свої завдання вчасно, із задовільним результатом. Це пояснюється тим, що кожен хоче виконувати свої обов’язки і робити це так, щоб не викликати заперечень.

Пріоритетні завдання – це ті, мета яких пов’язана з ширшими вигодами (наприклад, можливість просування по службі або публічна презентація для просування по службі). Вони можуть бути обмежені або не обмежені в часі, вимагають більшої віддачі при підготовці та виконанні, і їх хтось очікує (вони не є завданнями з приватними наслідками). Такі завдання слід виконувати в першу чергу, оскільки це єдиний спосіб перейти до наступних.

Як ви розставляєте пріоритети в роботі?

Правильна організація роботи є надзвичайно важливою для її ефективності. Один з її принципів – визначення пріоритетів, тобто завдань, які потрібно виконати якнайшвидше. Але як їх визначити, якщо всі справи здаються однаково важливими?

Ефективна розстановка пріоритетів дозволяє ідеально організувати свій робочий час. На чому вона повинна ґрунтуватися? Перш за все, на плані, який включає в себе:

  • список усіх завдань, тобто перелік дій, які потрібно виконати, наприклад, протягом дня, тижня або місяця;
  • оцінку кожного завдання, включаючи ступінь його складності, скільки зусиль воно вимагає і його мету;
  • час для виконання – чи має завдання кінцевий термін? Коли його потрібно виконати? Чи має воно терміновий статус, чи може бути відкладене?;
  • для кого це має бути зроблено – для власного задоволення (наприклад, наведення порядку в офісі чи в документах) чи це робиться для когось?

Маючи такий план, буде набагато легше розставити пріоритети у своїх професійних обов’язках і, головне, нічого не пропустити, бути систематичним і не відставати від графіка.

Визначення пріоритетів – як планувати впровадження? Матриця Ейзенхауера

Пріоритети в роботі слід розставляти в порядку від найнагальнішого до того, що вимагає найменших зусиль і відданості і в той же час не приносить ніяких труднощів у виконанні.

Одним словом, від найскладнішого до найпростішого.

Прості організаційні інструменти, такі як матриця Ейзенхауера, заснована на чотирьох категоріях, пов’язаних з терміновістю і важливістю завдань, також можуть бути корисними для визначення пріоритетів.

Термінові завдання – це ті, що вимагають негайних дій, часто пов’язані зі стресом і тиском, що викликає реактивне ставлення.

Важливі завдання, з іншого боку, мають довгострокове значення. Вони рідко вимагають негайних дій. Вони додають цінності життю, спонукаючи до проактивних дій.

  • Термінове і важливе – тобто те, що потребує негайного вирішення, «гасіння пожеж», наприклад, підготовка до іспиту, візит до лікаря, терміновий дедлайн подачі документів, постійне відчуття «кризи».
  • Важливі, але не термінові – заплановані на потім, без терміновості, тобто планування, налагодження стосунків, відпочинок, хобі, те, що не є терміновим, але важливим з точки зору управління балансом між роботою та особистим життям.
  • Термінове, але не важливе – обов’язок, який можна делегувати комусь іншому, наприклад, електронні листи, телефонні дзвінки, допомога іншим замість того, щоб зосередитися на своїх обов’язках.
  • Ні термінові, ні важливі – слід позбутися примхливих і таких, що поглинають багато часу, особистих справ, наприклад, перевірка пропозицій магазинів, перегляд соціальних мереж, перегляд телевізора.

Коли ви створюєте такий квадрат за прикладом Ейзенхауера, який вважається найпродуктивнішим президентом в історії, вимальовується проста закономірність. 1-й і 2-й квадранти позначають пріоритетні питання, в той час як 3-й і 4-й – неважливі і ніяк не впливають на ваше професійне життя. Розподіливши свої обов’язки на певні квадранти, вам буде набагато легше ними керувати. Тоді також не буде занедбаності, яка може переоцінити їх і змінити з важливих, але нетермінових категорій на термінові і важливі, пов’язані з відчуттям тиску і постійної гонитви.

Що допомагає з пріоритетами?

Дуже важливо бути цілеспрямованим і візуалізувати мету, враховуючи індивідуальні потреби та очікування від себе.

Є завдання, які є складними і викликають стрес, а є завдання, які також можна вважати складними, але виконувати їх приємно. І ті, й інші можуть вимагати однакової кількості часу і відданості, мати дедлайн і низхідну мету. Однак, що також важливо, так це наша внутрішня мотивація, яка буде керувати нами під час виконання.

Якщо якийсь пріоритет можна назвати стресовим і важким – він, безумовно, має бути на першому місці. Чому? Тому що відкладання цього призведе до відчуття тиску і нервозності під час виконання інших заздалегідь запланованих завдань, що, в свою чергу, може вплинути на якість виконаної роботи. Якщо завдання, яке несе найбільший емоційний заряд, одним словом, виконати першим, кожне наступне завдання буде виконано з іншою, свіжою енергією.

Що ще може вплинути на пріоритети?

  • Правильна організація робочого місця. Хаос на робочому столі – це хаос у вашій голові. Приступаючи до виконання завдань, важливо позбутися всіх відволікаючих чинників і завжди підтримувати порядок навколо себе, щоб ви могли зосередитися тільки на ТУТ і ЗАРАЗ. Здається, що це найменш важлива річ, але насправді вона має вирішальне значення, оскільки впливає на концентрацію, яка необхідна на роботі, особливо при виконанні першочергових завдань.
  • Вміння делегувати завдання. Делегування деяких обов’язків – особливо тих, з якими ви можете впоратися самі, але хтось інший може зробити це так само добре або навіть краще. Це допоможе вам ефективніше розставляти пріоритети. Упорядковуючи свій список обов’язків, ви виграєте час для своєї роботи, що дуже часто пов’язано з якістю вашої роботи.
  • Баланс прибутків і збитків. Якщо завдання вимагає багато роботи і часу, але не приносить адекватної винагороди або розвитку і нового досвіду, воно не повинно бути серед ваших пріоритетів. Одним словом, якщо ви відчуваєте, що втратите більше, ніж отримаєте, відмовтеся від неї. Це не ознака слабкості, а поваги до власної праці та прагнення до саморозвитку, яке завжди має бути першочерговим. При цьому у вас знову з’являється час, який ви можете присвятити іншій діяльності, отримуючи при цьому задоволення, нові навички та знання.

Часто пріоритети встановлюються для тих завдань, на які у вас найменше часу, з примітками на кшталт «якнайшвидше», «терміново», «вчора – незалежно від їхньої суті. Тим не менш, варто зробити швидкий аналіз:

  • Чи це завдання для мене?
  • Що я отримаю і що втрачу, виконавши його?
  • Чи не вплине тиск, який чинитиметься, на якість роботи?
  • Чи повинен час виконання визначати, чи є завдання пріоритетним?
  • Чи можна таке завдання делегувати або відхилити?
  • Чи має чужий пріоритет бути і моїм?

Виникає простір для дискусії та власних висновків, адже немає єдиної відповіді на те, як підходити до завдань, які мають статус пріоритетних зверху вниз, з думкою, що вони мають бути справою самої людини.

Зазвичай, виконання пріоритетів означає можливість рухатися далі, створюючи враження регулярності функціонування та відчуття контролю над своїми діями. Ось чому так важливо вміло їх розставляти і виконувати – адже це дозволяє переходити до наступних кроків і, зрештою, завершувати день з відчуттям успіху і задоволення.

Підсумок

  • Пріоритети – це найважливіші завдання, які необхідно виконати, визначені як вказівками зверху, так і внутрішньою мотивацією.
  • Пріоритети можна визначити за допомогою списку – від найважливішого і найскладнішого завдання до найменш цікавого.
  • Потім їх можна записати у вигляді корисної діаграми, наприклад, матриці Ейзенхауера, яка дозволить перекатегоризувати їх і відрізнити справжні пріоритети від менш важливих завдань.
  • Розставляючи пріоритети, досягається відчуття належного функціонування та порядку на роботі, що дозволяє зробити наступні кроки.
  • Зосередженість на індивідуальній меті, а також баланс прибутків і збитків дуже допомагають у визначенні пріоритетів.

Діана Сологуб

Діана пише і перекладає 4 мовами (польською, англійською, українською та російською), а також є досвідченим фахівцем з SEO та інтернет-маркетингу. Її пріоритетом є створення контенту, який одночасно відповідає всім вимогам Google, вписується в маркетингову стратегію клієнта та привертає увагу інтернет-користувачів. Вона створює цікавий та креативний контент і вміє презентувати навіть найскладніші теми у простий та зрозумілий спосіб.

Залишити відповідь

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *

Переглянути

Oстанні статті

31.01.2025 Поради
30.01.2025 Поради
29.01.2025 Поради
28.01.2025 Поради
27.01.2025 Маркетинг
23.01.2025 Копірайтинг
22.01.2025 Контент маркетинг
21.01.2025 Копірайтинг
20.01.2025 SEO

Професійно написані тексти

Замовити

Працюйте у Content Writer

Подати заявку

Розвивайте свої навички з курсом копірайтингу