Тайм-менеджмент – як досягти майстерності?

Що таке тайм-менеджмент?

Простіше кажучи, це просто “встигнути”, коли потрібно, з почуттям виконаного обов’язку і задоволення.

Безумовно, іноді дійсно неможливо встигнути зробити все вчасно. Але, на жаль, дуже часто запізнення або понаднормова робота спричинені не диспропорцією між кількістю обов’язків і часом, відведеним на них, а невмінням організувати свої обов’язки.

Як Ви організовуєте свій робочий час?

Адекватний тайм-менеджмент є складним завданням, особливо для роботи, яка виконується віддалено, з дому. Це пов’язано з тим, що на роботі найлегше виникають дестабілізуючі фактори, особливо якщо вам не потрібно бути підключеним до системи, яка перевіряє ваш час і активність на роботі. Тому віддалена робота підходить не всім.

Але замість того, щоб думати, що ефективна робота – це лише та, де Ви відчуваєте “батіг” на спині, набагато краще вжити заходів, щоб покращити організацію свого часу і сприяти підвищенню продуктивності. Що можна зробити для підвищення продуктивності на роботі?

Визначення пріоритетів

Кожен робочий день слід починати з визначення пріоритетності завдань, починаючи з першочергових і закінчуючи тими, на які є більше часу. Також може виявитися, що деякі завдання не потрібно виконувати самотужки і їх можна делегувати – варто це робити, якщо є така можливість.

Щодо того, що є пріоритетом – це індивідуальне питання. Для когось це буде дедлайн, для когось важливість клієнта або складність завдання. Якщо якесь завдання більш емоційно забарвлене, то воно і буде пріоритетним.

Визначення пріоритетів завдань

При визначенні пріоритетів корисно одночасно групувати завдання, наприклад, за темами. Це дозволить Вам працювати в певному потоці думок і зменшить можливість відволікання, що пришвидшить Вашу роботу.

Це також зменшує ризик щось забути (наприклад, якщо ви відповідаєте на всі листи одразу, а не навмання чи “у вільний час”).

Організація робочого місця

Здатність до концентрації безпосередньо залежить від організації робочого місця з точки зору комфорту, зручності та охайності. Тому важливо забезпечити правильне розташування меблів та обладнання, а також підтримувати чистоту навколо себе.

Слід уникати предметів, які є зайвими на робочому столі і можуть надмірно привертати увагу в інших місцях. При цьому мова йде не лише про мінімалізм та аскетичну обстановку, навпаки, кожен повинен створити для себе умови, щоб працювати приємно та ефективно. Тому чашка кави в улюбленому горнятку або зелена рослина за монітором, на яку можна дивитися, розслабляючи очі, вітаються.

Якщо Ви тримаєте своє робоче місце в порядку, Вам не доведеться витрачати час на прибирання, а значить, у Вас залишиться більше часу для роботи.

Концентрація та дисципліна

Це фундаментальна річ, якої найважче досягти, особливо коли Ви працюєте віддалено. Одночасне виконання кількох справ і перескакування з теми на тему не сприяє ефективному управлінню часом.

Нездатність зосередитися на роботі в основному пов’язана з великою кількістю речей, які ефективно відволікають Вас від роботи, тобто відволікають. А відволікати може буквально все – від телефону, який постійно інформує Вас про сповіщення, до соціальних мереж, які Ви за звичкою перевіряєте в будь-який момент, до будь-яких сторонніх звуків або навіть предметів, які стоять там, де їм не слід стояти.

Кожне відволікання від роботи “на хвилинку”, “просто перевірити”, “просто написати відповідь” впливає на продуктивність. Усунувши всі відволікаючі фактори, Ви, в свою чергу, швидко помітите підвищення продуктивності – адже Ви зможете повністю зосередитися на роботі, ні на що не відволікаючись.

Якщо у Вас є проблема з відволіканнями та спокусами під час роботи – розгляньте більш радикальні заходи. Видалення певних програм, вимкнення телефону, перестановка в кімнаті, щоб зробити її більш мінімалістичною, або навіть встановлення таймера може допомогти. Зрештою, не буде часу зациклюватися на непотрібних речах – адже він тікає!

Перерви в роботі

Правильний тайм-менеджмент на роботі – це не про те, щоб “наїжджати на банани”. Робити перерви, відриватися від монітора та очищати свої думки – необхідна умова для продуктивної роботи.

Однак те, як ви відпочиваєте, також важливо. Варто встати з робочого місця, подихати свіжим повітрям, якщо це можливо, поїсти без поспіху і трохи походити. Не варто також тягнутися до телефону або переглядати сайт в Інтернеті, які не тільки не дають очам відпочити, але й забирають набагато більше часу, ніж Ви хотіли б витратити на свою перерву.

Для перерв також корисно встановити собі таймер, який нагадуватиме про те, що час повертатися до роботи. Це, безумовно, допоможе Вам залишатися дисциплінованим і використовувати перерву з користю, знаючи, що час спливає.

Що дає вмілий тайм-менеджмент?

Зосередженість виключно на тому, що Ви зобов’язані робити, з дотриманням належної гігієни праці, створює ідеальні умови для ефективної та результативної роботи, без відчуття, що Ви робите щось, що виходить за рамки Ваших сил.

Таким чином, правильний тайм-менеджмент дозволяє досягти душевного спокою, задоволення, почуття виконаного обов’язку і додаткового часу, вільного від думок про професійні обов’язки, які Вам вдалося виконати у відведений для цього час. Хороша організація – це просто ключ до того, щоб бути задоволеним як своєю роботою, так і собою.