Як написати заяву? Основні правила

Що таке заява?

Мета заяви — отримати конкретний результат: наприклад, призначення виплати, надання дозволу, відпустки або фінансової підтримки.

Такий документ відіграє важливу роль в офіційному спілкуванні та використовується в різних ситуаціях — від вступу до навчального закладу чи працевлаштування до подання заявки на фінансування або зміни умов договору. Правильно складена заява часто стає першим кроком до реалізації важливих особистих чи професійних планів.

Офіційна заява — обов’язкові складові

Правильно оформлена заява має містити кілька елементів. Вони розташовуються в такій послідовності:

• населений пункт і дата — у правому верхньому куті сторінки;
• дані заявника — у лівому верхньому куті сторінки; вони мають містити ім’я та прізвище автора заяви, адресу проживання, номер телефону й адресу електронної пошти;
• дані отримувача — під даними заявника; це повна назва установи або посада, ім’я та прізвище адресата, а також адреса відповідної організації;
• заголовок Заява про… — у центральній частині сторінки;
• основний текст заяви — під заголовком; зазвичай він починається з ввічливого звертання, наприклад Шановний пане/Шановна пані, , після чого викладаються конкретне прохання та його обґрунтування;
• власноручний підпис — під текстом заяви з правого боку.

До деяких заяв додають документи. У такому разі їх потрібно зазначити в тексті. Перелік усіх додатків зазвичай розміщують під основним текстом заяви з лівого боку.

Як написати заяву?

Написання заяви — це послідовний процес. Ось найважливіші моменти, про які потрібно пам’ятати.

Структура тексту

Основний текст заяви зазвичай складається з двох або трьох речень. Найчастіше він починається з ввічливого звертання, наприклад Шановний пане/Шановна пані.

Далі потрібно сформулювати конкретне прохання. Для цього використовують такі вислови, як Звертаюся з проханням про…, Прошу надати… Після цього слід обґрунтувати свою заяву. Тут доречні формулювання Своє прохання обґрунтовую…, Причиною мого прохання є… Текст заяви зазвичай завершується словами З повагою та власноручним підписом заявника.

Професійний тон

Під час складання заяви потрібно звернути увагу на стиль тексту. Подбайте, щоб документ звучав професійно. Для цього використовуйте офіційно-діловий стиль. Уникайте емоційних висловів, жаргону та розмовної лексики. Текст має бути нейтральним, чітким і ввічливим. Найкраще зосередитися на фактах і аргументах, які пояснюють подання заяви.

Під час формулювання заяви варто використовувати прості речення — так текст буде зрозумілішим для адресата. Застосування спеціальних термінів допустиме, однак не слід зловживати ними в документі.

Форматування тексту

Під час підготовки офіційної заяви велике значення, крім змісту, має правильне форматування документа. Зазвичай рекомендують використовувати читабельний шрифт, наприклад Times New Roman або Arial, розміром 11 чи 12 пунктів.

Бажано встановити одинарний міжрядковий інтервал і додати порожній рядок між абзацами. Завдяки цьому текст матиме охайніший і зрозуміліший вигляд.

Перевірка

Перш ніж роздрукувати заяву, уважно перечитайте її. Перевірте, чи містить документ усі необхідні елементи: дані заявника й адресата, власноручний підпис і перелік додатків. За потреби доповніть відсутню інформацію.

Також зверніть увагу, чи не є текст надто довгим або хаотичним. Якщо потрібно, внесіть необхідні зміни. Обов’язково виправте стилістичні, орфографічні та пунктуаційні помилки.

Як написати заяву? Приклад заяви

Нижче наведено приклад заяви про надання щорічної оплачуваної відпустки.