Як написати звіт? Основні правила

Що таке звіт?

Звіт може мати усну або письмову форму й зазвичай адресований керівникам, клієнтам, установам, інвесторам або контролюючим органам.

Головна мета звіту — передати конкретну інформацію про певну проблему, процес або подію. Звіт може використовуватися, зокрема, для:

• підбиття підсумків діяльності,
• представлення результатів досліджень,
• аналізу даних,
• оцінювання ситуації,
• виявлення порушень,
• представлення рекомендацій,
• моніторингу прогресу роботи,
• документування перебігу проєкту.

На практиці звіт передусім виконує інформаційну та управлінську функції — дає змогу адресату зробити висновки й ухвалити певні рішення.

Яким має бути хороший звіт?

Незалежно від виду звіт має відповідати кільком основним вимогам.

• Точність — звіт має містити лише конкретну інформацію, що стосується розглядуваного питання. Варто уникати нечітких формулювань і загальних фраз.
• Змістовність — текст має бути стислим, логічним і впорядкованим, а кожна інформація — обґрунтованою та підтвердженою даними.
• Об’єктивність — звіт не може ґрунтуватися на особистих поглядах автора. Висновки мають випливати з фактів, аналізу або результатів досліджень.
• Послідовність — документ має зберігати єдину структуру, стиль і спосіб подання інформації.
• Зрозумілість — добре підготовлений звіт дає змогу швидко знайти найважливішу інформацію завдяки змісту, заголовкам і розділам.
• Мовна та змістова правильність — у звіті не повинно бути мовних, стилістичних і фактичних помилок. Неправильні дані або неточні висновки можуть призвести до хибних рішень.

Як написати звіт?

Підготовка звіту потребує впорядкування інформації, продуманої структури та чіткого й об’єктивного подання даних.

1. Визначення теми та мети звіту — спочатку потрібно з’ясувати, чого стосується звіт, яку проблему він аналізує, для чого створюється та хто буде його адресатом. Від цього залежать обсяг інформації й мова документа.
2. Збирання та впорядкування даних — звіт має ґрунтуватися на надійних джерелах і конкретних даних. Це можуть бути результати досліджень, статистика, фінансові показники або спостереження. На цьому етапі також потрібно відібрати найважливішу інформацію та вилучити зайві або не пов’язані з темою дані.
3. Підготовка структури звіту — перед початком написання варто створити план документа й розділити його на тематичні секції. Завдяки цьому звіт буде логічним і зрозумілим.
4. Написання тексту звіту — зміст документа має відображати факти, пояснювати взаємозв’язки, представляти дані та підводити до конкретних висновків. У звітах часто використовують таблиці, графіки й діаграми.
5. Форматування — звіт має мати зрозуміле графічне оформлення, що полегшує сприйняття тексту. Варто використовувати заголовки й розділи, марковані або нумеровані списки, а також виділяти найважливішу інформацію. Зазвичай застосовують шрифти без зарубок або із зарубками розміром 11–12 пунктів і міжрядковий інтервал 1,15–1,5.
6. Формулювання висновків і рекомендацій — заключна частина звіту має містити підсумок найважливіших результатів. Якщо цього потребує характер документа, можна додати рекомендації щодо дій, пропозиції змін або оцінку ризиків.
7. Перевірка звіту — перед переданням документа потрібно перевірити правильність даних, відповідність висновків аналізу, послідовність викладу, повноту джерел, а також мовну й технічну коректність.

Якою має бути структура звіту?

Багато залежить від виду звіту, однак найбільш універсальна структура має такий вигляд:

1. Титульна сторінка — містить основну інформацію для ідентифікації звіту: назву, автора, адресата (якщо потрібно), дату та місце підготовки документа.
2. Анотація — стислий виклад найважливішої інформації, результатів і висновків.
3. Зміст — упорядкований перелік розділів і підрозділів із номерами сторінок.
4. Вступ — введення в тему звіту, опис контексту, меж аналізу та основних методологічних засад.
5. Основна частина — головна частина звіту, що охоплює опис проблеми, аналіз даних, перебіг досліджень або подій, а також їхні наслідки та інтерпретацію.
6. Висновки — підсумок, що безпосередньо випливає з проведеного аналізу.
7. Рекомендації — запропоновані дії, рішення або подальші кроки.
8. Бібліографія — перелік усіх джерел, використаних під час підготовки звіту.
9. Додатки — додаткові матеріали, що доповнюють звіт, наприклад детальні результати досліджень, технічна документація або інші джерельні матеріали, надто об’ємні для розміщення в основній частині документа.

Види звітів

Можна виокремити кілька видів звітів, а поділ залежить від їхнього призначення, характеристик і набору змінних. Отже, звіти класифікують за такими ознаками:

Обсяг звіту:

• короткий (виконавчий) — до 10 сторінок (стисла й зрозуміла інформація),
• розгорнутий — понад 10 сторінок (глибокий аналіз проблеми, більший обсяг даних).

Зміст звіту:

• інформаційний — представляє факти й дані,
• аналітичний — містить інтерпретацію даних і висновки,
• науковий — ґрунтується на дослідженнях і науковій методології,
• технічний — стосується технічних або технологічних питань,
• фінансовий — охоплює фінансові та економічні дані,
• періодичний — створюється регулярно, наприклад щотижня або щокварталу.

Мета звіту: звіт може бути, наприклад, контрольним, маркетинговим, звітом про продажі, звітом про нещасний випадок, дослідницьким або аудиторським.

Приклад звіту

Ось приклад звіту в спрощеному вигляді.